Bedrijven en instellingen krijgen op een bepaald moment een zodanige omvang en hebben zo vaak te kampen met bepaalde vraagstukken, dat de leiding het verantwoord acht om eigen specialisten aan te trekken. Is er voor hen doorlopend voldoende werk, dan is dit goedkoper dan het telkens weer inschakelen van externe deskundigen. Deze specialisten worden belast met vraagstukken die betrekking hebben op aspecten van beleid (‘in het constitueren’) en van de uitvoering (‘in het dirigeren’).
Als het zwaartepunt van de dienstverlening van de aan te trekken specialist komt te liggen op vraagstukken van uitvoering in verschillende afdelingen in het bedrijf, ontstaat er een zogenaamde hulpdienst. Denk aan personeelszaken, administratie, financiën, onderhoud en werk voorbereiding, research en development. Hulpdiensten leveren specialistische diensten (op het dirigerende vlak) aan bedrijfsafdelingen of aan functionarissen in de lijn en verrichten daarnaast ook zelf uitvoeren de taken ten behoeve van de lijn.
Staf- en hulpdiensten kunnen op verschillende niveaus in de organisatie worden ingebouwd. Het specifieke karakter van deze diensten ligt allereerst in de bevoegdheden en niet in de specialistische kennis als zodanig. Het karakter van zo’n afdeling ‘naast de lijn’ kan niet zo maar uit een organisatieschema worden afgelezen, hoogstens kan dit worden vermoed. Hierover kunnen pas uitspraken worden gedaan als naast de werkzaamheden en de hiervoor benodigde kennis nagegaan is wat de daarbij behorende bevoegdheden.
Bronnen: D. Keuning, Management, oriëntatie en inleiding, Wolters-Noordhoff, 2007, 978900140045-3