Onderstaand schema biedt een goede illustratie van de tekentechnische middelen die ter beschikking staan. Rechts in de kantlijn zijn de oriëntatiecriteria F,P,G en M weergegeven en de gradaties comité, coördinator en afdeling. Deze ‘aantekeningen’ dienen als een professionele analyse van het schema om op basis daarvan een conclusie te trekken.
schema.
Met behulp van de oriëntatiecriteria FPGM, en van licht naar zwaar de gradaties comité, coördinator en afdeling kan iedere organisatiestructuur getekend worden!
(De afbeelding komt uit Keuning en Eppink, Management en Organisatie hoofdstuk 4)
De overzichtelijkheid van het schema is in belangrijke mate te bevorderen via de te hanteren tekentechniek, denk aan vlakverdeling in hokjes en verbindingslijnen tussen hokjes, en daarbij te volgen regels m.b.t. hokjes, cirkels, lijnen, niveaus en tekst in hokjes. In de verticale schemavorm ‑ ter onderscheid van de horizontale en concentrische schemavorm – wordt de hiërarchische opbouw van de organisatiestructuur gevolgd.
Stafafdelingen worden naast de lijn, maar wel in verbinding met de lijn geplaatst. Hulpafdelingen zoals de afdeling Administratie en financiën, of Perzoneelszaken worden tekentechnisch vaak op dezelfde wijze geplaatst.
Maar… hulpafdelingen kunnen ook in de lijn geplaatst worden. Dit heeft de voorkeur, omdat het zelden zo is dat een afdeling Personeelzaken of Administratie en Financiën hoger in de hiërarchie staan dan de overige afdelingen direct onder de directie.
De ‘assistent to” zoals bijvoorbeeld het directiesecretariaat, volgende plaatje, is via een afzonderlijke lijn met een hokje te verbinden.
Verder is in dit plaatje te zien dat bij ‘organisatie en efficiëncy’ de verbindingslijn niet vanuit de zijkant van het hokje komt maar met een hoek van 90 graden hoek aan de bovenkant van het hokje wordt vastgemaakt. Voor het onderscheid tussen lijn en staf is dit minder duidelijk. Als staforganen altijd vanuit de zijkant een verbindingslijn krijgen en lijnafdelingen vanuit de bovenkant levert dit in deze situatie een eenduidige tekenwijze op in de onderscheiding tussen staf en lijn.
Links in het plaatje zie je dat collectieve, permanente comitétaken in een hokje met onderbroken lijnen wordt weergegegeven.
In het plaatje hieronder zie je dat commissies, overlegorganen en projectgroepen ook door cirkels weergegeven kunnen worden. Dit gebeurt ook in een een computerprogramma zoals System Develoment Workbench. Hierbij wordt de cirkel getekend naast de afdeling of het orgaan dat het initiatief had bij het starten van de commissie of het overlegorgaan.
In hetzelfde plaatje staat rechts in de hoek het totaal aantal personeelsleden per afdeling, van onderaf getotaliseerd tot het niveau van de directie.
Via naamgeving van afdelingen, functievelden of functies en/of titel bij functies kan het karakter van de resp. afdelingen en functies doorgaans worden aangegeven. Aangezien de verbindingslijnen met uitzondering van de gezagsverhouding verticaal ‘in de lijn’ niet de inhoud van de betrekkingen weergeven, is het lezen van c.q. het maken van een toelichting op een organisatieschema noodzakelijk om het karakter van een afdeling precies te kunnen achterhalen.
Een functiebeschrijving is zo’n toelichting. Een functie geeft de gemeenschappelijke doelstelling aan van de taken die worden uitgevoerd. Een taak is de ’technische’ inhoud van een functie, de concrete activiteit die nodig is om een functie te vervullen.
Soms is bij gebrek aan informatie het onderscheid tussen lijn- en stafafdeling niet goed vast te stellen. Alle afdelingen ongeacht de aard ervan, worden in de schema’s dan naast elkaar getekend, zij het zoveel mogelijk gegroepeerd. Het volgende schema geeft dit aan, met een groepering van de afdelingen over de operationele, functionele en onder steunende activiteiten van het bedrijf.
Voorgaande voorbeelden nemen in de breedte zeer veel ruimte in beslag. Het kan daarom noodzakelijk zijn de tekeningen op een andere manier te construeren. Wat je vaak ziet is dat op het onderste niveau in het organisatieschema de afdelingen een kwartslag gekanteld worden.
In het volgende plaatje wordt het schema ook versmald, maar dit geeft een minder juiste weergave omdat de afdelingen A1 enz., B1 enz., C1 enz., allemaal op hetzelfde hiërarchisch niveau staan.
Bij grotere bedrijven of bij concerns zal de structuur van een organisatie ‘opgebroken’ worden van uit een hoofdstructuur naar meerdere pagina’s waarin de onderliggende structuren nader gedetailleerd worden.
Functionele relaties
Functionele verhoudingen worden door onderbroken lijnen aangegeven. Bijvoorbeeld, Juridische zaken heeft naast het geven van adviezen de bevoegdheid om dwingende aanwijzingen te geven aan de afdeling verkoop over de vastlegging van contractuele zaken met klanten.
Voorbeeld verticaal schema in 3D
Mooi plaatje van een in een plat vlak getekend 3D schema, wat ook nog enigszins ‘verticaal’ te lezen valt. Als je het verticaal leest lijken de teams onder de hulpdiensten te vallen, maar dat zal in de praktijk niet het geval zijn omdat dit gewone functionele afdelingen zijn.
