Uit de folder:
‘Het organiseren van een goed feest of evenement is een tijdrovende klus, want niet alleen zijn de mogelijkheden eindeloos, ook hebben we in deze tijd te maken met een kritisch publiek dat al heel wat heeft meegemaakt. Diana Evenementen BV staat voor een creatief en resultaatgericht proces dat uw evenement tot een groot en bijzonder feest maakt.’
Het organiseren van exclusieve bedrijfsfeesten inclusief catering is maatwerk en uitermate lucratief. Ondanks hevige concurrentie heeft het evenementenbureau een exclusieve positie verworven. Maar de directeur Diana H. wilde meer, en is in de recente economische hausse einde jaren negentig begonnen met het organiseren van bijzondere reizen zoals safari’s en korte cruises niet alleen voor bedrijven maar vooral ook voor particulieren uit het hogere marktsegment. Bij de afdeling evenementen zijn er een aantal medewerkers die zich daar mee bezig houden. In Griekenland is onlangs een samenwerkingsovereenkomt met een chartermaatschappij voor zeiljachten gesloten. Diana H. overweegt om de chartermaatschappij over te nemen. De chartermaatschappij is voor 51% in Nederlandse handen en heeft een riante cash flow. De Nederlandse groot-aandeelhouder wil wel in zee met Diana H. en vraagt gezien de cash flow niet al te veel. Dit bedrijf bestaat al 30 jaar en heeft zich door een scherpe prijsstelling, ook in economisch slechtere tijden goed gehandhaafd. Er wordt met vrijwel nieuwe jachten gevaren. Gemiddeld wordt een jacht na drie jaar al vervangen en verkocht aan de particuliere markt. De afschrijving is daardoor laag, in de economische hausse zelfs positief. Er werd meer ontvangen voor de schepen dan er voor betaald was.
Sinds een paar jaar heeft Diana Evenementen BV. een 5-tal zakenvliegtuigjes om klanten snel naar recreatieve bestemmingen, waaronder Griekenland, te vliegen. Met één klant uit de bedrijvenmarkt Avalon BV is een exclusief 3-jarig contract afgesloten om managers van het bedrijf naar bestemmingen in West-Europa te vliegen. Daarmee is de helft van de vliegcapaciteit in gebruik. Het contract loopt volgend jaar af. Er is een optie om nog twee vliegtuigen te kopen met wat meer zitplaatsen. Diana H. regelt zelf de contracten en afspraken over de vliegtuigen zowel intern als extern.
Diana H. is een optimistisch, ambitieus en commercieel ingesteld mens die op eigen kunnen vertrouwt met name als het gaat om uitbreiding van commerciële producten/activiteiten. De onderneming heeft inmiddels 35 medewerkers in dienst die zij allemaal zelf aanneemt, indien nodig in overleg met het hoofd van de betreffende afdeling. De boekhouder regelt het arbeidscontract.
Als het gaat om ideeën over spannende evenementen en de uitvoering daarvan stimuleert zij haar medewerkers zelf met initiatieven te komen en tot actie over te gaan voor wat betreft de uitvoering. Ze kan goed opschieten met de medewerkers die al vanaf het begin bij haar werken. Er is nauwelijks verloop. Aan vergaderingen heeft ze een broertje dood, maar vaak moet ze toch inspringen om ‘brandjes’ te blussen. Niet iedere medewerker kan de vrijheid aan, dacht ze. Het Hoofd Evenementen Reizen is overspannen geworden toen hij voor het personeel van een Nederlandse klant een groot feest in India organiseerde en er bijna een ongeluk gebeurde. Gelukkig was het feest een groot succes, het betrokken bedrijf wil volgend jaar weer iets spectaculairs in de combinatie van een reis en een feest.
Iedere cent die werd overgehouden, is weer in het bedrijf geïnvesteerd, en meer dan dat, er zijn bij verschillende banken diverse kortlopende bedrijfsleningen afgesloten. Aflossing was nooit een probleem, maar nu nog meer lenen voor nog twee vliegtuigen lukt op dit moment niet echt. De bank heeft twijfels over de financieringsstructuur van de onderneming Het economisch tij is gekeerd. En er verschijnen berichten in de krant dat Avalon BV in een proces verwikkeld is geraakt wegens niet nakomen van verplichtingen.
Een ander probleem is dat door de situatie in het Irakconflict de olieprijzen flink stijgen, en dus de vliegkosten ook. Dit komt nog bovenop de kostenverhogende veiligheidsmaatregelen ook voor kleinere vliegtuigen. Veel vliegvelden laten geen kleine vliegtuigen meer toe. Diana H. begint nu toch wat zenuwachtig te worden. Wat heeft ze eigenlijk tot nu toe verdiend aan haar aviatische avonturen? Ze weet wel hoe ze geld moet verdienen maar van het financieel reilen en zeilen van een onderneming heeft ze weinig kaas gegeten. De boekhouder heeft op haar vragen geen antwoord omdat de vliegkosten deels verstopt zitten in de kosten/opbrengsten van de evenementen. Wat hij wel weet is dat binnenkort een aantal bedrijfsleningen aflopen en er een liquiditeitsprobleem dreigt.
En er is nog meer aan de hand. Een aantal particuliere klanten was ontevreden over de catering. Het Hoofd Catering wist precies hoe dit kwam zei hij: “Marketing en Productontwikkeling hadden de afspraken niet goed doorgenomen en aan ons doorgegeven omdat ze geen verstand van catering hebben. Sommige culinaire producten zijn in bepaalde seizoenen nauwelijks te krijgen of moeten op locatie bereid worden. Daar was door hen en de klant niet aan gedacht en geen rekening mee gehouden. En drie grote evenementen op dezelfde dag was voor ons als catering-afdeling iets te veel van het goede. Ook hebben particuliere klanten andere verwachtingen dan zakelijke klanten van een groots feest.”
Organisatie structuur
Diana H. kreeg last van slapeloze nachten, dat had ze nog niet eerder meegemaakt, alles ging immers tot nog toe van het leien dakje. Zij raakte op een feestje in gesprek met een vriend van haar. “Als ik het zo hoor, heb je eigelijk helemaal geen ondernemingsplan. Geen wonder dat de bank dwarsligt”.Hij heeft een organisatieadviesbureau en adviseerde haar het bedrijf eens goed door te laten lichten voordat er echte problemen gaan ontstaan.
Welke adviezen zou een organisatieadviseur haar geven?