Geen grenzen aan de groei
Vier jaar geleden startten Kees de Vries en Wim Jansen het bedrijf Webservice BV . De oprichters zijn gespecialiseerd in het bouwen van websites. Zij beheersen hun vak heel goed. In korte tijd hadden ze 20-30 mensen in dienst. De communicatielijnen waren kort en overzichtelijk. Besluiten werden en worden met meerderheid van stemmen genomen. Dit kan nu eigenlijk niet meer omdat de medewerkers geen duidelijk overzicht over de bedrijfsproblemen hebben en de discussies over allerlei onderwerpen vaak te lang duren. Allerlei vervelende zaken, zoals de medewerkers de boekhouding en administratie van lonen en salarissen noemen, worden uitbesteed.
Maar websitebouwers groeien snel. Vanaf het moment dat Webservice BV ‘de keukentafel’ ontgroeide, liep de communicatie minder goed. Bij gebrek aan werkruimte werden een aantal panden, verspreid over de binnenstad, gehuurd. Het werk moest verdeeld worden over collega’s met hetzelfde specialisme, maar zij zitten nu fysiek verder van elkaar vandaan. Het ‘face to face‘ contact nam af en veel wordt afgedaan via e-mail.
De medewerkers zijn loyaal, goed opgeleid, resultaatgericht, maar veelal jong met weinig praktijkervaring. Nieuwe medewerkers worden met enthousiasme begroet, men houdt rekening met elkaar en iedereen identificeert zich snel met het bedrijf. Maar in de hectiek van de groei is het geheel onoverzichtelijk geworden en daar komt bij dat de oprichters van het bedrijf vaak op acquisitiepad zijn en weinig sturing geven.
In het netwerk dat de oprichters onderhielden kwamen zij Rien Smid tegen. Rien heeft een heel erg goed werkend, bijzonder compressiesysteem ontwikkeld dat vooruitloopt op de huidige systemen. Bestanden worden door compressie veel kleiner en daardoor kunnen de websites van bedrijven, die hun klanten via het internet bestellingen en betalingen laten doen, veel sneller worden. Rien Smid is een typische software-ontwikkelaar en wil vooral niets met leidinggeven te maken hebben, maar wel meedoen in toekomstige winsten. Rien Smid werd mede-aandeelhouder van de BV en voor hem werd apart, naast de overige activiteiten, een eigen eenpersoons ontwikkelafdeling opgericht. Het bezig zijn met compressietechnieken is totaal iets anders dan het ontwikkelen/bouwen van websites en het integreren daarvan met achterliggende databases.
De combinatie van geavanceerde compressietechniek, de ervaring met het bouwen van websites en koppeling van databases aan websites maakt het mogelijk complete E-business oplossingen aan te bieden aan allerlei bedrijven en nieuwe klantgroepen aan te boren. Deze E-business oplossingen worden door Webservice BV als een totaal-product aan klanten aangeboden en zijn zeer aantrekkelijk voor bedrijven ondanks een teruglopende conjunctuur. Dit komt omdat aanzienlijke besparingen te bereiken zijn met de E-business oplossingen van Webservic.com, bijvoorbeeld in het ordertraject. Bij een klant, een technisch bedrijf waar het opstellen van een offerte gemiddeld 5 – 8 uur kostte, is een besparing van gemiddeld 4 uur per offerte bereikt en als er dan 4000 offertes per jaar de deur uitgaan kan de investering al snel uit.
Het bouwen van E-business-oplossingen betekent dat er veel interne communicatie nodig is tussen de inmiddels ontstane afdeling Databases van Webservice BV, de afdeling Website-ontwerp en de Ontwikkelafdeling. Combinatie en intensivering van het gebruik van kennis is een absolute voorwaarde om de concurrentie aan te kunnen.
Rien Smid zegt wel adviezen te willen geven aan de websitebouwers, maar klaagt dat hij geen tijd overhoudt voor het echte ontwikkelwerk, omdat hij te vaak moet meewerken aan E-business oplossingen, terwijl de technologische ontwikkelingen razendsnel gaan en er een toenemende vraag is naar compressie. Bekende softwarebedrijven lopen achter, lanceren weliswaar minder geavanceerde nieuwe compressietechnieken voor data en beeld (video), maar nieuwe doorbraken liggen in het verschiet.
Er werken inmiddels 55 mensen bij Webservice BV. Nog maar kort geleden is er weer een projectmanager aangesteld, maar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn nog steeds alleen globaal overeengekomen. Het moet leuk blijven vindt iedereen en we hebben wel wat anders te doen. Daardoor wordt er te weinig aan planning gedaan; te veel gebeurt ad hoc.
Ondertussen zijn er 4 projectmanagers ‘aangesteld’ , die samen de afdeling ”Grote Klanten” vormen. De projectmanagers moeten voor een bepaald project in een interne competitie naar de gunst van de medewerkers van de andere afdelingen dingen, om een projectteam te kunnen formeren. Daardoor blijft er werk liggen omdat projectteams niet altijd volledig bemand zijn.
De klanten voeren de druk op. De geroutineerde klant wil steeds meer voor hetzelfde geld en maakt handig gebruik van iedere geboden ruimte. Enthousiasme van de medewerkers van Webservice BV werkt nu eenmaal aanstekelijk, maar de uitvoering van ideeën kost vaak meer tijd dan medewerkers in eerste instantie denken. En als het dan aan de klant beloofd is, moet je het waarmaken. Dit gaat ten koste van testen en de financiële performance, zo wordt vermoed. Inzicht in het financiële reilen en zeilen komt pas na afsluiten van het boekjaar en er is geen projectboekhouding.
De oprichters worden intern aangesproken op hun rol als manager, maar dat is niet hun favoriete bezigheid. Totdat onlangs, ondanks nachtwerk, een deadline niet werd gehaald. “Ik dacht, dat jij dat zou doen”.
Webservice BV heeft een tiental grote klanten in Nederland en Duitsland. Eén van de grote klanten ziet wel wat in de compressietechnologie. Zij doen een aantrekkelijk miljoenenvoorstel voor overname.
De oprichters zijn bang dat het bedrijf na overname direct ontmanteld wordt en dat het alleen om de compressietechnologie te doen is. Ze voelen zich nog te jong om nu al te gaan rentenieren. Maar ja, ze kunnen het nu wel pakken, want de beurskoersen van aandelen technologie en telecom zijn flink gekelderd in de afgelopen periode. Krijgen ze zo’n kans nog wel weer? Of toch maar zo doorgaan?
Ondanks verruiming van de arbeidsmarkt voor ICT-ers wordt er merkbaar aan de jonge talentvolle programmeurs van Webservice BV. getrokken. Stel je voor dat die ook nog overstappen naar grotere bedrijven om in de huidige ICT malaise een minder risicovolle carrière te kunnen maken.
Overigens over financieringsmogelijkheden heeft het bedrijf niet te klagen. Financiële instellingen die over durfkapitaal beschikken hebben inmiddels ook door dat de compressietechnologie iets bijzonders is.
In een grote medewerkersvergadering, gecombineerd met een uitstapje dat afgesloten werd met een gezellig diner, werden de dilemma’s besproken. Duidelijk komt naar boven dat de medewerkers het liefst willen doorgaan maar dat er behoefte is aan een zekere mate van structurering, planning, begeleiding en sturing, liefst met behoud van de bestaande cultuur, zoals vrijheidsdrang. Een concurrerende websitebouwer is wegens het ontbreken van structuur en afspraken ten onder gegaan. Overigens wordt de markt voor E-business oplossingen gedomineerd door gevestigde ICT bedrijven, maar zij beschikken gelukkig (nog) niet over de zeer snelle compressietechnologie.
Ook is er behoefte aan permanente training en opleiding omdat de ontwikkelingen zo razendsnel gaan. De medewerkers komen door de werkdruk eigenlijk niet meer toe aan kennisverwerving. Medewerkers geven ook aan door te willen groeien naar de functie van projectmanager, of op z’n minst dat een tijdje te proberen. Maar ze willen absoluut geen ‘traditionele hiërarchie’.
Welk organisatiemodel en welke managementstijl komt tegemoet aan de wensen van de medewerkers? Kees en Wim zeggen toe dat zij op zoek zullen gaan naar een ervaren manager of organisatieadviseur om hen te coachen.
Toen Kees, Wim en Rien na afloop van het diner met elkaar gingen napraten waren ze er nog steeds niet uit. Doorgaan betekent doorgroeien. Hoe moeten we dat dan aanpakken? Niets doen betekent in ieder geval een stuurloze organisatie en wellicht einde verhaal. Alle drie zijn zich bewust van het feit dat het bedrijfskapitaal vooral in de mensen zit en als dat uit elkaar valt, is het gebeurd met de onderneming. Over de doorgroei willen ze graag een advies, zodat zij zich een beeld kunnen vormen van de toekomst als zij besluiten zich niet over te laten nemen.