Inleiding op het tekenen van een organigram en: Regels om te tekenen , Verticale vorm, Horizontale vorm
Het organisatieschema dient om inzicht in de opbouw van een organisatie te verkrijgen. Het gaat daarbij om de formele verhoudingen tussen organen en afdelingen. Deze verhoudingen kunnen zowel hiërarchisch (gezagsverhoudingen) als functioneel (voorschriften en richtlijnen) van aard zijn.
Met de begrippen F, PGM (Functioneel, Product, Gebied, Markt) en de gradaties Afdeling, Coördinator, Comité kun je in alle situaties een organigram tekenen.
Organisatieschema, organigram of organogram zijn identieke termen.
In vrijwel iedere organisatie bestaat behoefte om de formele hiërarchische en functionele verhoudingen duidelijk te maken en is er wel een of andere vorm van vastlegging van de organisatiestructuur aanwezig.
Bij de weergave van een organisatiestructuur gaat het in de eerste plaats om de onderlinge verhouding tussen de diverse afdelingen, subafdelingen, hulpafdelingen, overleggroeperingen, commissies, projectgroepen. Pas in tweede instantie gaat het erom welke personen bepaalde functies bekleden en welke taken zij vervullen. De doelstelling van een organisatieschema sec is dan ook beperkt.
Naast de formele gezags- en verantwoordelijkheidslijnen laat het zien over welke groepen, afdelingen of personen het werk is verdeeld. Soms kan ter verduidelijking in deze schema’s d.m.v. omschrijvingen iets worden meegedeeld over de aard van de werkzaamheden.
Een organisatieschema suggereert een exactheid met betrekking tot de weergave van onderlinge verhoudingen, die in de praktijk niet aanwezig zal zijn. Immers informele contacten en verhoudingen worden niet weergegeven of afgebeeld. Dit geldt ook voor de mate waarin een hiërarchische verhouding geldt.
M.a.w. een organisatieschema is niet geschikt om de mate van bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de verschillende functies, functionarissen weer te geven.
In het algemeen geldt voor schema’s of schematechnieken dat de weergave van de werkelijkheid op arbitraire wijze ingekaderd wordt. Hanteer daarom schema’s met de nodige voorzichtigheid en trek er geen absolute conclusies met betrekking tot organisatorische problemen uit. Gesprekken met mensen in de organisatie kunnen wel zo verhelderend werken.
Wat dat betreft kun je een organisatieschema met een kaart vergelijken. Een kaart is onmisbaar om verbindingswegen tussen steden en dorpen te vinden, maar vertelt ons niets over de economische en sociale relaties in een bepaald gebied.
In de praktijk zullen lang niet altijd de aanwezige organisatieschema’s actueel bijgewerkt zijn, zeker niet wanneer een organisatie regelmatig organisatorische veranderingen ondergaat. Toch is het vooral in de wat complexere organisaties van belang steeds over een juist inzicht te beschikken met betrekking tot de opbouw van de organisatie en dient de organisatie te beschikken over een organisatiehandboek. Het bijwerken kan worden vergemakkelijkt door computertoepassingen.
Het ontwerp van een organisatiestructuur kan visueel verduidelijkt worden met behulp van een schematische voorstelling: een organisatieschema of organigram. Het schema geeft een globaal inzicht in de formele taakverdeling en de formele gezagsverhoudingen, niet meer en niet minder.
De schema’s van Henry Mintzberg zijn in wezen omcirkelingen van het gewone hiërarchische schema. Voor diegene die de theorieën van Mintzberg kennen is het van belang te weten dat het traditionele onderscheid tussen lijn, staf en functionele hulpafdelingen door Mintzberg verlaten wordt. Zowel de functionele hulpafdelingen, als de staf afdelingen worden door hem staf genoemd.
In deze tekst wordt vastgehouden aan de definitie (anders dan die van Mintzberg) die inhoudt dat een gewone staf-afdeling uitsluitend adviesbevoegdheden heeft en de functionele hulpafdelingen zowel adviserend kunnen optreden, als dwingend, d.w.z. in de lijn.