Commentaar op de figuur hierboven.
In dit plaatje zijn de stappen van de Systematische Probleem Aanpak en het Adviesrapport in elkaar geschoven.
De rechter zijde van het plaatje, de professionele verantwoording speelt een cruciale rol in je analyse, probleemstelling en oplossingsmogelijkheden/adviezen. Steeds terug- en vooruitkijken is hier het motto. Vanuit de feiten in de casus kijk je naar mogelijk toepasbare concepten, check terug of de feiten daarmee afgedekt zijn. Leg vervolgens accenten om te komen tot een probleemstelling en geef daarna oplossingsmogelijkheden aan.
Weer terugkijkend stel je daarna de vraag of de oplossingsmogelijkheden een antwoord geven op de probleemstelling en of daarmee de knelpunten die uit de feiten en omstandigheden naar voren komen in potentie opgelost kunnen worden. Door het terug en vooruitkijken check je of de knelpunten, probleemstelling en oplossingsmogelijkheden/adviezen consistent in elkaar zitten.
Adviesrapport schrijven:
De inhoudsopgave van het adviesrapport rapport ziet er als volgt uit met tussen haakjes de informatie die je uit de verschillende stappen van de SPA haalt.
- Inleiding (evt. voorwoord)
- Managementsamenvatting
- Analyse (Stap I)
- Probleemstelling/onderzoeksopdracht (Stap III)
- Adviezen (Stap IV)
Daarnaast maak je als bijlage
1. Voorkeursoplossing (Stap V)
2. Inschatting ‘kosten en opbrengsten” (Stap VI)
3. Professionele verantwoording’ (Stap II)
Toelichting:
Inleiding
Het schrijven van een adviesrapport is het slotstuk van je analyse-probleemstelling-conclusie/aanbevelingen/oplossingsrichtingen. Dus eerst de stappen volgen van de systematische probleemaanpak, en je pas later afvragen hoe je een en ander gaat publiceren in het adviesrapport.
Hieronder in herinnering de stappen van de systematische probleem aanpak die je doorloopt en vervolgens de ‘vertaalslag’ van deze stappen naar het adviesrapport.
Systematische probleemaanpak
I. Vooronderzoek
II. Professionele verantwoording
III. Probleemstelling/Onderzoeksopdracht
IV. Uitwerking oplossingsmogelijkheden
V. Aanbeveling en invoering
VI. Kosten en Opbrengsten
Kern adviesrapport
De kern van het leesbare rapport is de ‘drieslag’ 1. Analyse, 2. Probleemstelling/onderzoeksopdracht en 3. Adviezen. Uiteraard voorafgaand door een Inleiding en voor het gemak van het management een Managementsamenvatting.
De professionele verantwoording stap II is primair bedoeld voor vakgenoten op het gebied van management en organisatie, om aan te tonen dat de analyse, probleemstelling en adviezen niet op drijfzand berusten. In case-studies neem je dit op in een bijlage.
Ongetwijfeld zal gevraagd worden aan de organisatieonderzoeker welk alternatief m.b.t. de adviezen voor de onderzoeker de voorkeur heeft. Neem alvast bij case-studies de voorkeursoplossing op in de bijlage. Werk je voor een opdrachtgever dan laat je dit vooralsnog achterwege. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de keuzes die hij maakt (disclaimer), dus om je verhaal te reduceren tot het voorkeursalternatief is geen goede optie. Het gaat er om dat participanten in een organisatie onbevooroordeeld kennis nemen van de verschillende alternatieven.
Aan vakgenoten presenteer je het hele verhaal, maar aan opdrachtgevers zou je dus in eerste instantie alleen het adviesrapport zonder deze bijlagen kunnen verstrekken, want ook de inschatting van kosten en opbrengsten zal altijd nader onderbouwd moeten worden. Wanneer je de genoemde bijlagen niet meestuurt naar een opdrachtgever zul je vervolgens in je managementsamenvatting consistent moeten blijven en informatie uit de bijlagen achterwege laten. (Je kunt ook overwegen om het adviesrapport in dit geval redactioneel beter af te stemmen op je doelgroep/opdrachtgever en in begrijpelijk taal zonder al te veel vaktermen te herschrijven.
In educatieve situaties, bij case-studies ga je wel voor de volledige weergave inclusief bijlages, omdat je immers het rapport moet kunnen verdedigen ten opzichte van ‘vakgenoten’ c.q. je docent of medestudenten.
Onderzoek in de praktijk
Vaak wordt in de praktijk van organisatieonderzoek 60-80% van de adviestijd gebruikt om te komen tot een probleemstelling of onderzoeksopdracht (Stap I t/m III van de SPA) . Stap 0 is bij organisatieonderzoek in de praktijk de contact- contract fase.
Zie ook: Werkzaamheden Organisatieadviseur, onderzoeksfasen, partieel onderzoek, integraal onderzoek