Lijn organisatie: de bevelvoering vindt uitsluitend plaats langs de verticale weg en er is sprake van strikt hiërarchische verhoudingen tussen leider en ondergeschikte. Het bij een lijnorganisatie gehanteerde principe van ‘eenheid van bevel’wil zeggen dat ieder organisatielid slechts een leidinggevende boven zich heeft, die hem opdrachten kan geven. Er wordt van uitgegaan dat de ondergeschikte medewerker de plicht heeft de opdracht uit te voeren.
Lijn-staforganisatie: indien leidinggevenden in een lijnorganisatie worden bijgestaan door medewerkers met specialistische kennis en deskundigheid, zogenoemde staffunctionarissen, dan spreken we van een lijn-staforganisatie.
Lijnstafcommissieorganisatie: het is noodzakelijk dat om zaken af te stemmen tussen afdelingen en medewerkers. Samenwerking tussen tussen medewerkers en afdelingen en de coördinatie van activiteiten kan worden bevorderd door het instellen van commissies of overleggroepen. Deze commissies dienen uitsluitend voor overleg en hebben geen bevoegdheden om besluiten te nemen. Een commissiebesluit moet worden bekrachtigd door de organisatieleiding. De commissiestructuur is een aanvulling op de lijn of de lijn -staforganisatie.
Voordelen Commissiestructuur
- Inbreng van de knowhow van verschillende deskundigen
- Grotere acceptatie van beslissingen waarbij een groep mensen betrokken is geweest
- Verbetering van coördinatie en samenwerking tussen lijn en staffunctionarissen
Nadelen commissiestructuur
- Functionarissen kunnen zich verschuilen achter een groepsbesluit waardoor de individuele verantwoordelijkheid afneemt.
- Groepsbeslissingen kunnen tijdrovend zijn en de besluitvorming vertragen
Bron: http://www.carrieretijger.nl/carriere/profiel/lijn-staf-ondersteuning
Nadere uitleg Lijn- Staf -Hulpdienst relaties
De lijnrelatie, ook wel hiërarchische relatie genoemd, is in elk bedrijf nodig. Het houdt in dat iemand op een hoger niveau in het bedrijf opdrachten kan geven aan een ondergeschikte. De ondergeschikte voert de opdracht uit en legt verantwoording af. De leidinggevende houdt toezicht op de uitvoering, controleert de resultaten en stuurt waar nodig is bij.
Als er in een organisatie alleen maar lijnrelaties bestaan spreekt men van een lijnorganisatie (zie figuur). De lijnorganisatie is de grondvorm van alle organisaties.
Voordelen van een lijnorganisatie zijn:
- Duidelijkheid ( men weet wie de baas is);
- Eenvoud (er is maar 1 soort relatie tussen medewerkers);
- Opdracht en controle in één hand;
- Snelle coördinatie;
- Eenheid van bevel en eenheid van leiding.
Nadelen zijn van een lijnorganisatie zijn: - specialistische kennis bij managers kan ontbreken (je kan niet verstand van alles hebben);
- besluitvorming kan vertragen wanneer alles via de top moet;
- grotere kans op vervorming van berichten.
Lijnrelaties worden ingebouwd om de verschillende lagen met elkaar te verbinden. Een hoger niveau stuurt het lagere niveau aan. In de
termen van Kruisinga: hiërarchering is de verticale werking van het bestuursmotief.
Een stafrelatie wordt geïmplementeerd om specialistische kennis die de managers niet hebben te ondervangen. Staffunctionarissen mogen
geen opdrachten geven, maar alleen gevraagd en ongevraagd advies geven aan de manager aan wie ze zijn toegevoegd. Een staffunctionaris staat dus “buiten de lijn”.
Lijn- en staforganisatie
Binnen de organisatie zijn er verschillende soorten staf te herkennen.
De generalistische staf beschikt over een brede kennis van bepaalde gebieden waarover hij de manager adviseert. Deze staf geeft de manager complete adviezen over wat te beslissen en hoe te handelen. Het advies komt van de zijlijn en de manager beslist wat er uiteindelijk gedaan wordt. Hij is formeel verantwoordelijk voor het resultaat en de staf is alleen verantwoordelijk over de kwaliteit van het advies.
Een specialistische staf geeft op deelgebieden advies (recht, marktonderzoek) waarna de manager de adviezen verwerkt tot een beslissing. Als er een generalistische staf aanwezig is kan deze de manager helpen met het integreren van de deeladviezen.
Een persoonlijke staf is een persoonlijke assistent (PA). Deze zorgt voor het stroomlijnen van het werk van de manager. Deze PA kan veel invloed hebben, omdat hij beslist wie er een afspraak kan maken met de manager.
Een belangrijk voordeel van een lijn- en staforganisatie is dat de stafafdelingen voorbereidend werk van de manager kunnen overnemen,
zodat de manager zich met andere (belangrijkere) zaken kan bezig houden. Tevens helpt de specifieke kennis en ervaring van stafafdelingen om tot (kwalitatief) betere beslissingen te komen. Beter betekent hier niet alleen inhoudelijk beter, maar ook sneller.
Het nadeel van het inbouwen van staffuncties is dat er soms een afstand ontstaat tussen de staf en de lijnmanager. De staffunctionaris staat voor het dilemma dat hij een kwalitatief goed advies wil geven, maar het in de praktijk wel werkbaar moet zijn. De staffunctionaris en de manager moeten deze spanning onderkennen en voorkomen dat de adviezen door de lijn genegeerd worden.
Een functionele relatie (hulpdiensten) is voor het eerst door Taylor (1903) beschreven in het achtbazenstelsel. Elke medewerker in de werkplaats heeft 8 bazen boven zich. Elk van die 8 bazen kan op zijn eigen
gebied opdrachten geven aan de medewerker. Boven de 8 bazen staat een
bedrijfsleider die een lijnrelatie met de bazen heeft. Iedere baas is dus
verantwoordelijk voor één inhoudelijk aspect van het uitvoerende werk. Deze relatie wordt een functionele relatie genoemd. We zien nog steeds elementen van het achtbazenstelsel. Wat hiervan is overgebleven zijn de functionele bevoegdheden om op een beperkt gebied aan medewerkers opdrachten te geven. Het gaat hierbij om de bevoegdheid om te bepalen op welke manier (dus hoe) een opdracht uitgevoerd moet worden. Wat er moet worden uitgevoerd volgt uit (hiërarchische) bevoegdheid van het lijnmanagement.
Een voorbeeld van een hulpdienst is een afdeling personeelszaken die het lijnmanagement voorschrijft hoe functioneringsgesprekken gevoerd moeten worden en hoe de formulieren ingevuld moeten worden.
Het schema lijkt op een lijn- en staforganisatie, omdat er ook hier een afdeling “naast de lijn” staat, althans in deze figuur. Tekentechnisch kun je de hulpdienst op hetzelfde niveau tekenen als de afdelingen A, B, C. In bovenstaande lijkt het alsof de hulpdienst Kwaliteitszorg hiërarchisch op een hoger niveau onder directie staat dan de overige afdelingen. Hoewel m.b.t. de functionele bevoegdheid de afdeling kwaliteitszorg dwingende aanwijzingen kan geven aan de andere afdelingen. Als je de afdeling naast de overige afdelingen tekent geef dan wel in de kantlijn of als commentaar dat het een hulpdienst betreft.
Het verschil tussen staf en hulpdiensten zit allereerst in de aard van de relatie. Een stafdienst kan alleen advies geven aan de manager (en die daar zelf verder een beslissing over neemt en opdracht geeft aan medewerkers) en een afdeling met een functionele relatie en bevoegdheid (hulpdienst) kan op een (beperkt) gebied rechtstreeks opdrachten geven aan de medewerkers met wie ze geen lijnrelatie hebben.
Hulpdiensten zijn op verschillende niveaus in organisaties te vinden. Direct onder de topleiding van een grote organisatie is vaak een afdeling administratie gevormd (geeft voor de gehele organisatie aan hoe de administratie en de rapportage eruit moet zien). Dit geldt ook voor afdelingen als personeelszaken of humanresourcemanagement. Kwaliteitszorg bepaald bijvoorbeeld producteigenschappen als maat en kleur, waar de fabricageafdeling niet van af mag wijken.
Het voordeel van hulpdiensten is dat in de hele organisatie dezelfde manier van werken gevolgd wordt. Het nadeel is dat de eenheid van bevel doorbroken wordt. Bij het inbouwen van een functionele relatie krijgt een hulpdienst de (functionele) bevoegdheid om op een beperkt gebied aanwijzingen te geven over de manier van werken. Dit betekent automatisch dat de eenheid van bevel wordt verbroken. Als de lijnmanager en de hulpdienst echter goed met elkaar afstemmen hoe er gewerkt gaat worden, hoeft het doorbreken van de eenheid van bevel niet te leiden tot het verlies van de eenheid van leiding.
De kern van de 3 soorten relaties is als volgt samen te vatten:
lijnrelatie: bevoegdheid om opdrachten te geven;
stafrelatie : bevoegdheid om adviezen te geven;
functionele relatie: bevoegdheid om aanwijzingen te geven over de manier van werken.
De bevoegdheden van afdelingen blijken niet rechtstreeks uit het organisatieschema. De naam van de afdeling geeft vaak wel een indicatie.
De precieze inhoud van bevoegdheden staat meestal beschreven in taak- en functieomschrijvingen.
Bron: Bouwstenen van Management & Organisatie
Jan Eppink, Gert-Jan Melker, Peter Tack