TAKEN
Over het algemeen kunnen we twee verschillende stuurgroepen aantreffen binnen een organisatie: een ICT-stuurgroep en/of een projectstuurgroep.
De ICT-stuurgroep is een lijnfunctie en heeft als belangrijkste aandachtsgebied de ontwikkeling van de bedrijfsinformatievoorziening en bewaakt de uitvoering van het geformuleerde ICT-beleid. De stuurgroep benoemt voor elk project een projecteigenaar (opdrachtgever), die vanuit de gebruikersorganisatie het meeste belang heeft bij het projectresultaat. De projecteigenaar bewaakt de voortgang van het project.
De projectstuurgroep heeft als belangrijkste taak het vervullen van een initiërende, signalerende en op doelstellingen bijsturende rol ten aanzien van een project ([Wijn96]). Deze taak kan nader worden omschreven als het regelmatig beoordelen van het projectresultaat, de projectdoelstelling en de projectrisico’s aan de hand van rapportages. Na afronding van een projectfase zal de stuurgroep moeten bekijken of de projectresultaten voldoende zijn, de projectdoelstellingen nog gelden en de projectrisico’s aanvaardbaar zijn en/of in voldoende mate worden afgedekt. Deze taak van de stuurgroep impliceert dat de leden van de stuurgroep goed op de hoogte dienen te zijn van de status en voortgang van het project. De praktijk leert dat de kennis en de beschikbare capaciteit van de stuurgroepleden veelal te beperkt zijn om een gewogen oordeel te kunnen vormen over de risico’s binnen het project. Een verstandige stuurgroep laat zich dan ook ondersteunen door een onafhankelijke externe die de status en voortgang van het project onderzoekt. Een rol die de IT-auditor meer en meer op zich neemt.
BEVOEGDHEDEN VAN EEN STUURGROEP
De projectstuurgroep vervult eveneens een taak in de besluitvorming voor situaties waarin de projectleider geen bevoegdheden heeft of waarin er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten binnen de projectorganisatie. De rol die de stuurgroep in het besluitvormingsproces vervult lijkt op het eerste gezicht een duidelijke zaak: de besluiten die de stuurgroep neemt zijn bindend; zij is immers het hoogste orgaan in de projectorganisatie en daarmee bevoegd tot het nemen van bindende besluiten.
De mate waarin de stuurgroep een besluitvormende rol inneemt, verschilt echter. In de situatie dat een organisatie een stuurgroep positioneert als een klankbord; zien we zelden dat er een besluit wordt genomen door de stuurgroep. Als er situaties worden voorgelegd aan de stuurgroep, zal de stuurgroep een advies ten aanzien van de besluitvorming formuleren. De projectgroep volgt dit advies op of niet. De stuurgroep kan een meer ondersteunende rol vervullen. Zij neemt alleen besluiten waarvoor de projectgroep niet bevoegd is of waarover er een dispuut is binnen de projectgroep. De sturende stuurgroep neemt alle besluiten; de projectgroep heeft in het besluitvormingsproces een voorbereidende en uitvoerende taak.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De trend is dat de stuurgroep meestal ook opdrachtgever is van een ICT-project. De opdrachtgeversrol impliceert eveneens dat zij de projecteigenaar is en daarmee verantwoordelijk is voor de succesvolle uitvoering van het project. De eindverantwoordelijkheid van een ICT-project is belegd bij de stuurgroep omdat het eindresultaat van het project moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. De stuurgroep heeft zowel budgettaire als bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheidsstructuur moet waarborgen dat er voldoende aandacht vanuit de organisatie is voor het realiseren van de projectdoelstellingen. De stuurgroep delegeert hierbij het dagelijkse projectmanagement aan de projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) gevolmachtigd is. Er is geen bijsturing van de stuurgroep nodig zolang een project op koers ligt. Binnen de tolerantiegrenzen kan de projectmanager zelfstandig beslissingen nemen. Hij is verplicht te rapporteren naar de stuurgroep zodra het project buiten deze grenzen dreigt te komen. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden. Hiermee wordt in zekere mate gewaarborgd dat significante afwijkingen van de koers niet onopgemerkt aan de stuurgroep voorbijgaan.
Om een effectieve besluitvorming door de stuurgroep te kunnen waarborgen zullen het projectteam en de stuurgroep bij de start van het project enkele duidelijke afspraken moeten maken over:
- de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de stuurgroep;
- de beslissingsbevoegdheid van de projectleider;
- de wijze waarop het projectteam rapporteert aan de stuurgroep;
- de frequentie van bijeenkomen van de stuurgroep.
Bron: https://www.compact.nl/articles/de-rol-van-een-stuurgroep-binnen-een-project/
Bron: https://zakelijk.infonu.nl/diversen/61041-welke-projectrollen-zijn-er-en-wat-doen-ze.html
Bron: https://www.integrationpeople.nl/stuurgroep-bedrijfsintegratie/